Datenschutzhinweise

Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten TERRAWERT Immobilienmanagement GmbH als Hausverwaltung verarbeitet, woher sie stammen, wozu und auf welcher Grundlage das geschieht, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben (Art. 13 und 14 DSGVO). Die Hinweise gelten für Mieter, Eigentümer und Dienstleister und für die Nutzung dieses Portals.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist TERRAWERT Immobilienmanagement GmbH, Beethovenstraße 14, 04107 Leipzig.
Unseren Datenschutzbeauftragten, Andreas Böhmann, erreichen Sie unter datenschutz@terrawert.immobilien.

Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Wir verarbeiten die Daten, die für Ihr Mietverhältnis, die Verwaltung Ihres Eigentums oder die Zusammenarbeit mit Ihnen als Dienstleister nötig sind: insbesondere Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Angaben zu Wohnung oder Einheit, Vertrags-, Zahlungs- und Abrechnungsdaten, Verbrauchswerte, Bankverbindung sowie Meldungen, Schriftverkehr, Gesprächsnotizen und Fotos, die Sie uns schicken.

Die meisten Angaben erhalten wir von Ihnen selbst. Weitere erhalten wir vom Eigentümer oder Vermieter Ihrer Wohnung, bei Übernahme einer Verwaltung vom bisherigen Verwalter, von Messdiensten (Verbrauchswerte), aus dem Grundbuch sowie von Behörden, soweit das für die Verwaltung nötig ist.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Miet-, Verwalter- oder Auftragsverhältnisses, zum Beispiel Instandhaltung und Wartung von Gebäude und technischen Anlagen, Betriebskostenabrechnung, Verwaltung der Gemeinschaftsgelder, Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zum Beispiel Heizkostenabrechnung nach der Heizkostenverordnung, Pflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz, Verkehrssicherung einschließlich vorgeschriebener Prüfungen, Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
• Wahrung berechtigter Interessen, zum Beispiel Nachweis der Zustellung von Unterlagen, Sicherheit des Portals und unserer Technik, Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).
• Ihre Einwilligung, soweit Sie sie erteilt haben, zum Beispiel zur Weitergabe Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Fotos an beauftragte Firmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Empfänger

Soweit es für die genannten Zwecke erforderlich ist: Eigentümer und Vermieter der Wohnung, die Wohnungseigentümergemeinschaft und ihr Verwaltungsbeirat, beauftragte Handwerker, Messdienste und Abrechnungsdienstleister, Versicherungen, Banken und Behörden.

Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten (zum Beispiel Rechenzentrum, Dokumentenarchiv, Telefon- und E-Mail-Dienste), sind nach Art. 28 DSGVO vertraglich an unsere Weisungen gebunden. Übermitteln wir Daten an Stellen außerhalb der Europäischen Union, geschieht das nur mit den Garantien, die die DSGVO dafür verlangt (Art. 44 ff. DSGVO, zum Beispiel EU-Standardvertragsklauseln).

Telefonassistent und automatische Vorsortierung

Anrufe nimmt teilweise ein KI-gestützter Telefonassistent entgegen. Er nimmt Ihr Anliegen auf; das Gespräch wird dafür aufgezeichnet und verschriftet, worauf der Assistent zu Beginn hinweist. Eingehende E-Mails und Nachrichten werden auf unseren eigenen Servern automatisch vorsortiert. Jede so aufgenommene Meldung prüft ein Mitarbeiter, bevor daraus ein Vorgang wird. Ausschließlich automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.

Das Portal

Bei der Anmeldung und Nutzung speichern wir Zeitpunkt, Konto, IP-Adresse und Browserkennung sowie, welche Unterlagen bereitgestellt und abgerufen wurden. Das dient der Sicherheit Ihres Zugangs und dem Nachweis der Zustellung. Ihre Unterschrift und die erteilten Einwilligungen bewahren wir als Nachweis auf. Das Portal setzt nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das beim Schließen des Browsers verfällt; Analyse- oder Werbedienste gibt es nicht.

Hausaushang und Benachrichtigung per E-Mail

Über den QR-Code am Hausaushang können Sie sich ohne Portalzugang per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn sich die Rufnummern ändern oder es einen neuen Hinweis für Ihr Haus gibt. Dafür speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, das Haus sowie Zeitpunkt und IP-Adresse der Anmeldung und der Bestätigung (Nachweis Ihrer Einwilligung, die Anmeldung wird per E-Mail bestätigt). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Sie können sie jederzeit über den Abmeldeverweis in jeder Benachrichtigung widerrufen. Beim Aufruf der Aushangseite speichern wir nur, welcher Aushang in welcher Fassung wann aufgerufen wurde - ohne IP-Adresse und ohne Bezug zu Ihrer Person.

Speicherdauer

• Schriftverkehr aus dem Miet-, Verwaltungs- oder Auftragsverhältnis: bis zum Ende des dritten Jahres nach dem Jahr, in dem das Verhältnis endet (regelmäßige Verjährung).
• Buchungs- und Abrechnungsunterlagen: sechs beziehungsweise zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Unterschriebene Einwilligungen, Zustell- und Abrufnachweise: so lange wie die Unterlagen, auf die sie sich beziehen.
• Aufzeichnungen des Telefonassistenten: bis das Anliegen erledigt ist und keine Rückfragen mehr zu erwarten sind.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3), im Portal unter „Meine Daten“ oder formlos an uns; bis zum Widerruf bleibt die Verarbeitung rechtmäßig. Wenden Sie sich dazu bitte an datenschutz@terrawert.immobilien.

Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (www.datenschutz.sachsen.de).

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